文秘基础知识培训课件

一、国际标准与实际标准的差别：

1、国家标准——《国家行政机关公文处理办法》

特点：详细、正规，适用性不强。（专业性太强）

2、学校标准——《山西师范大学现代文理学院学生会文件格式统一办法》

特点：贴近学生生活，适用性较强。（专业性适度）

3、《山西师范大学现代文理学院学生会文件格式统一办法》不是凭空产生的，而是在国家机关的要求上，结合实际情况形成的。

二、学生会文件的范围：

计划、总结、策划、通知、请示、章程、制度、规定、通讯等，及其他随机性文件。

三、学生会文件的基本格式要求：

1、纸张要求：采用国际标准的A4型纸，幅面尺寸为210mm×277mm；

2、制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm，页边距设置为上下25。4mm左右31。7mm；

3、印刷要求：未作特殊要求的'公文中图文均为黑白印刷，一般使用单面印刷，必要情况可以使用双面印刷，版心误差不得超过5mm；

4、装订要求：文件统一采用平订法，左侧装订，不漏页，不错页。平钉两钉钉距外钉眼位于纸张上下各1/4处，允许误差不超过10mm钉距与左侧边缘间距不得小于10mm。无坏钉，漏钉，重钉，钉脚平稳牢固。

四、学生会文件的细致要求：

（一）封皮：

1、计划、总结、策划必须添加封皮，其他文件超过5页（含5页）必须添加封皮；

2、封皮字体标题为黑体，字号视具体情况而定；

3、封皮横排标题不得低于页面整体的上1/4。

4、封皮竖排标题应居中放置，字与字之间设置空行，要求基本位于页面纵面中心

5、落款为宋体、四号、加粗，1。5倍行距，双行式落款；

6、统一上交同主题内容，同文件性质的文件，封皮必须统一制作，确保格式一致。

（二）目录：

1、文件超过5页（含5页）必须添加目录页；

2、目录内容包括正文中所有的第一、第二级标题，其余标题不予显示；

3、第一级标题后加重复引号注明所在页码，第二级标题以后不注明页码；

4、“目录”两字格式为黑体一号、加粗、居中，两字间输入四个空格；

5、目录中第一级标题使用宋体、四号、加粗、1。5倍行距；

6、目录中第二级标题使用楷体、五号、不加粗、1。5倍行距

7、目录整体须处于页面的纵向的居中位置。

（三）标题：

1、文件标题使用正标题、副标题、等级标题；

2、正标题格式设置为黑体、三号、加粗、居中；

3、如果文件必须添加副标题，则使用楷体、四号、加粗，破折号前端不能超过页面纵向中心线；

4、等级标题设置五个等级，即以及标题——五级标题，不能使用英文字母作为标题序号；

一级标题：一、

二级标题：（一）

三级标题：1、

四级标题：（1）

五级标题： ①

（注：需要时可使用六级标题：A、 ；七级标题：a、 ；标题有括号时不加顿号）

5、文件中第一级标题格式与正文相同，但加粗显示；

6、文件中的第二级标题下若有解释说明性的内容，则加粗显示；

7、注意标题的定义，如果标题直接是解释说明性的文字，则当作标题进行加粗处理；

8、章程中各章节标题各空一行且标题加粗居中显示。

（四）正文：

1、字体为宋体四号

2、段落左缩进两个字符

3、行距一般为1。5倍行距

（五）落款：

1、正文：采用双行式，靠右。

2、汉字“〇”不能用数字“0”和英文字母“O”代替。

3、字体为宋体四号，加粗，一般为1。5倍行距。

（六）附录：

1、如果文章有必要在文章后添加附录，则附于正文之后，另起一页开始；

2、附录格式为“附录x”（x为一、二、三、四、五）

3、“附录x”使用楷体GB2312、五号、不加粗、顶格；

4、附录为正规文件的情况下保留原有格式。

（七）页码：

1、文件超过两页（含两页）必须添加页码；

2、页码格式统一为“—1—”形式；

3、页码位置统一为页面下方居中显示；

4、页码自正文第一页开始计算，封皮、目录不属于页码计数范围。